Официальный сайт небюджетного нотариата Российской Федерации
 Главная
Информбюро
Нотариат
ФНП
Теория и практика
Нотариальный вестник
Гостиная
Избранное
 
Архив

К дискуссии об удостоверении достоверности протокола органа управления организации

05.10.2006

К дискуссии об удостоверении достоверности протокола органа управления организации

 

Б.А. Борзенко, член Комиссии ФНП по законодательной и методической работе, нотариус г. Волгограда

 

Нотариальное действие — удостоверение достоверности протокола органа управления организации и проблемы, связанные с его совершением, явились предметом серьезного обсуждения на заседании Комиссии Федеральной нотариальной палаты по законодательной и методической работе. Членами комиссии были рассмотрены мнения по данным вопросам нотариусов, участников нотариальной конференции в Интернете, мнения нотариусов из регионов. Спектр позиций коллег о нотариальном действии простирается от полного отрицания возможности совершения данного нотариального действия и отсутствия его надобности до полного одобрения и признания полезности. Представления о существе действия и порядке его совершения также разнятся до самых крайних позиций.

Комиссия пришла к согласованному выводу о том, что социальная значимость данного нотариального действия высока в свете разворачивающейся борьбы с незаконным рейдерством. Введение данного действия положительно скажется на развитии отечественного нотариата. Кроме того, в результате обсуждения были сделаны некоторые выводы, которые позволили автору сформулировать свое личное мнение по всему спектру вопросов и составить представление о том, как данное нотариальное действие должно было бы регламентироваться и совершаться. Автор пока не имел возможности получить отзывы прочих членов комиссии на окончательный вариант предлагаемой позиции, но повышенная актуальность темы потребовала вынести личное мнение на всеобщее обсуждение в журнале «Нотариальный вестникъ».

 

Существо и классификация нотариального действия

Существо и классификация нотариального действия должны рассматриваться в первую очередь с точки зрения актуальных требований сегодняшнего момента. Назначением действия, очевидно, является придание публичности документам, отражающим решения высших органов управления организации. Участников гражданских правоотношений, регистрирующие органы государства, общественные институты, которым такие документы предъявляются в подтверждение юридически значимых событий, интересует, как правило, лишь ограниченный перечень вопросов, которые действительно могут интересовать третьи лица. Например, что такое собрание имело место и на нем были приняты такие-то решения по таким-то вопросам. Законность проведения собрания также может интересовать третьих лиц, однако оспоримость любого собрания в нашей правовой системе практически безусловна.

Полная достоверность содержания зафиксированных в протоколе событий в большинстве случаев интересна исключительно для внутренней жизни организации. Кроме того, нормы Гражданского кодекса и отраслевых законов об организациях различных организационно-правовых форм зачастую не устанавливают специальных требований к протоколу собрания, оставляют его подробность на усмотрение самой организации. Закон часто регламентирует только общие процедуры созыва, проведения и порядка принятия решений высшего органа организации, в некоторых случаях оставляя данную регламентацию на усмотрение устава организации или даже самого собрания.

Таким образом, нотариальное «удостоверение» протокола, то есть, если это соотнести с терминологией, применимой к сделкам, придание ему особой достоверности, установление законности содержащихся в нем положений, обеспечение сохранности в делах нотариуса, устранение недоразумений и правовой неосведомленности между участниками собрания и т.д., просто нецелесообразно и практически затруднительно. Затруднительно, а вернее сказать, невозможно удостоверить протокол собрания (в этом случае следовало бы правильнее говорить об удостоверении законности самого собрания) уже потому, что для этого потребовалось бы сделать нотариуса активным во время собрания и даже на стадии его подготовки, позволив ему обращать внимание участников собрания на юридическую чистоту процедурных моментов и позволив участникам собрания апеллировать к нотариусу. То есть фактически дать нотариусу собственную роль в жизни организации, что потребовало бы значительных изменений действующего законодательства, причем в сторону делиберализации.

Полагаем, что удостоверение тождественности протокола собрания организации должно рассматриваться как нотариальное действие по свидетельствованию фактов, достоверность которых нотариус устанавливает на основании личного и непосредственного убеждения. В названии нотариального действия следовало бы также уйти от термина «удостоверение» и заменить его на «свидетельствование».

 

Инициатива совершения нотариального действия

Инициатива совершения нотариального действия должна быть закреплена в законе. Очевидно, что она должна принадлежать только руководителю организации, если организация уже создана.

Рассматривая в качестве источника информации о нотариальном действии текст удостоверительной надписи, утвержденной Минюстом, нотариусы пришли к выводу о невозможности их участия в учредительном собрании, на котором решается вопрос о создании организации. Действительно, в таком случае невозможно установить правоспособность, а также полномочия гражданина, обращающегося за совершением нотариального действия. Вместе с тем полагаем, что публичность протокола о создании организации имеет не меньшую актуальность, чем любого иного. Закон должен позволять нотариусу свидетельствовать тождественность любого протокола, при этом, если организация еще не создана, нотариальное действие будет возможно совершить только по обращению всех учредителей — будущих участников собрания, личность которых (а при необходимости и полномочия представителей организаций-учредителей) установит нотариус. На практике даже самые крупные компании создаются ограниченным составом учредителей.

 

Место совершения нотариального действия

В вопросе о месте совершения нотариального действия следует исходить из общих принципов нотариальной практики. Нотариальное действие может быть совершено любым нотариусом, но при выезде для участия в работе собрания нотариус не может покидать пределов своего нотариального округа. Собрание может проходить в офисе нотариальной конторы.

 

Процедура внесения нотариального действия в реестр

Правило о внесении записи в реестр регистрации нотариального действия после совершения нотариального действия, установленное ранее Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий, практически неприменимо в целом ряде случаев. Представляется, что новое нотариальное действие, являясь длящимся, должно иметь сложную, не типичную процедуру.

Запись в реестре должна производиться в первый день участия в заседании собрания, но до начала непосредственного участия нотариуса в заседании. Нотариальный тариф за первый день участия в собрании взыскивается также авансом, как это и предусмотрено Налоговым кодексом. Если нотариус прибыл для участия в работе собрания, а собрание по каким-либо причинам не состоялось, например, при недостаточности кворума, нотариальное действие считается совершенным, нотариальный тариф не возвращается. Нотариальное действие в этом случае должно быть обязательно зафиксировано документально (см. ниже — к вопросу о порядке фиксации).

Если собрание не закончено в один день, на следующий день запись в реестре не производится, нотариальный тариф взыскивается до начала участия нотариуса в собрании и дописывается в реестр к записи, сделанной накануне. Проблему в данном случае представляет переход через отчетный период, например календарный год. Принцип авансового внесения нотариального тарифа, закрепленный Налоговым кодексом, позволяет утверждать, что имеет место уточнение платежа по длящемуся действию, начало производства по которому зарегистрировано в прошлом отчетном периоде, и отнести платеж на прошлый период. По нашему мнению, это лучше, чем производить новую запись в реестре, так как запись в реестре без присвоения номера (означающего совершение нового действия) просто не предусмотрена и ничем не может быть оправдана.

Если нотариус не приглашен для участия во втором дне собрания либо ему воспрепятствовали в таком участии, нотариальное действие также считается совершенным, равно как и в случае участия нотариуса в работе собрания, но не предоставления нотариусу протокола для свидетельствования тождественности. Сроки предоставления протокола нотариусу для свидетельствования тождественности, полагаем, не имеют принципиального значения. Вне зависимости от нарушения сроков составления протокола нотариус учиняет на представленном протоколе надпись с указанием текущей даты и проставлением номера реестра регистрации нотариального действия по дате обращения за его совершением.

 

Фиксация совершения нотариального действия

Противоречие между приданием протоколу организации публичности фактом нотариального свидетельствования и невозможностью рассматривать протокол как нотариальный акт, а также все возможные варианты развития событий, описанные в предыдущем пункте, разрешаются сложным способом фиксации совершения нотариального действия.

Современный закон о нотариате не содержит четких понятий нотариального акта и способов фиксации совершения нотариального действия, поэтому на практике как граждане, так и многие коллеги зачастую не отграничивают нотариального документа от самого существа нотариального действия. Многие просто ставят знак равенства между исходящей от нотариуса бумагой и нотариальным действием. Например, спор о том, сколько нотариальных действий совершает нотариус при передаче заявления, если он еще и выдает свидетельство о передаче, до сих пор не окончен. Вместе с тем большинство нотариусов понимают, что нотариальное действие может иметь несколько вариантов окончания и соответственно несколько вариантов документального отражения такого окончания.

Например, совершение протеста векселя в случае удовлетворения нотариусом публичного требования оканчивается не протестом и фиксируется не актом о протесте и надписью о протесте, а удостоверительной надписью о платеже по векселю. На том же примере видно, что одно нотариальное действие — протест векселя фиксируется двумя способами: надписью о протесте на самом векселе и специальным подробным нотариальным актом, который несет собственную смысловую нагрузку, в частности, фиксирует заявленные мотивы отказа. Сложный способ фиксации применяется сейчас также при принятии закрытого завещания — надпись на конверте и свидетельство.

При свидетельствовании тождественности протокола органа управления организации возможен следующий порядок фиксации. По результатам каждого дня участия нотариуса в работе собрания выдается свидетельство, содержащее описание совокупности фактов, установленных нотариусом в этот день, в изложении нотариуса. Свидетельство должно выдаваться также в случаях, когда собрание не состоялось, объявлено несостоявшимся или от услуг нотариуса отказались до окончания собрания (до составления протокола), что также может иметь публичное значение. Свидетельство, если его не получает лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, направляется нотариусом почтой в адрес места нахождения организации. Если же процедура нотариального действия доведена до конца — нотариусу предъявлен протокол, то нотариус дополнительно учиняет надпись на протоколе. Такая схема позволяет кроме разрешения проблем, связанных с нетипичным прерыванием процедуры, также иметь нотариусу «памятку» о событиях собрания в виде второго экземпляра свидетельства (свидетельств), так как протокол может быть представлен по прошествии значительного времени с момента непосредственного участия нотариуса в собрании.

Надпись на протоколе должна претерпеть некоторые изменения по сравнению с формой, утвержденной на данный момент.

 

Свидетельствование фактов

Свидетельствуя факты, связанные с документами: верность копии, подлинность подписи, подлинность подписи переводчика, верность перевода, время предъявления, нотариус не свидетельствует всех юридически значимых обстоятельств, связанных с предъявленным документом. Следует это из нормы статьи закона либо из текста надписи, учиняемой на документе. По нашему убеждению, всю совокупность фактов, которые нотариус мог бы свидетельствовать на основании личного убеждения и которые могли бы быть очевидны и бесспорны с точки зрения стороннего наблюдателя, присутствующего на собрании, можно свести к следующему перечню:

• дата (даты) и время проведения собрания;

• место (места) проведения собрания;

• кворум, объявленный на собрании;

• повестка дня собрания, объявленная на собрании;

• вопросы, рассмотренные собранием;

• результаты голосования на собрании;

• решения, принятые собранием.

В указанный перечень не входят многие процедурные вопросы, по которым можно было бы судить о законности собрания, но, как мы уже сказали, публично-правовая функция нотариуса в данном случае не может заключаться в гарантировании законности собрания. Мало того, вероятно, нотариус обязан совершать нотариальное действие вне зависимости от наличия обстоятельств, по которым самому нотариусу очевидна незаконность собрания.

Законность созыва собрания, наличие на собрании кворума, достаточность поданных голосов для принятия того или иного решения не могут быть установлены нотариусом, так как нотариус просто не является субъектом соответствующих правоотношений. Даже если нотариус ознакомится с учредительными документами организации и установит личность всех участников собрания, он будет не в состоянии проверить полномочия участников на день собрания, не сможет контролировать перемещения граждан в зале заседания. Если уведомлять будущих участников собрания через нотариуса, нотариус не может быть уверен в верности списка участников собрания и т.д. и т.п.

Нотариус не может и не должен дублировать органы собрания — мандатную, счетную и прочие комиссии, как не может и контролировать их деятельность, не может быть уверен в их легитимности. Приходится признать, что российский нотариус привык иметь дело с гражданами, которые обращаются за совершением нотариального действия либо участвуют в его процедурных моментах, действуя от своего имени либо от имени представляемого лица. Что делать и как себя вести с гражданами, нотариус знает из общих правил совершения нотариальных действий. В данном же случае нотариус сталкивается с необходимостью иметь дело не с гражданами персонально, а с собранием граждан. К каждому из индивидуумов можно, конечно, подойти со «старыми мерками», но возникает закономерный вопрос: можно ли отказать в совершении нотариального действия собранию акционеров крупного открытого акционерного общества по причине алкогольного опьянения одного из его участников — мелкого мажоритарного акционера, если такой участник, ссылаясь на отсутствие уставных ограничений, настаивает на своем участии в собрании?

Представляется также, что нотариус не может и удостоверить тождественность протокола со всеми событиями, всеми фактами и всеми действиями, имевшими место на собрании. Во-первых, для этого нотариус вынужден был бы действительно вести собственную подробную аудио- и видеофиксацию (как это предлагают коллеги на нотариальной конференции) всех событий и выступлений, для того чтобы потом было с чем сличить составленный органами собрания протокол. Во-вторых, отказ нотариуса удостоверить протокол по формальному основанию его нетождественности деталям события, зафиксированным на собрании, означал бы необходимость проведения нового собрания или необходимость достижения компромисса нотариуса с органами собрания по вопросам трактовки изложения события. На наш взгляд, и то и другое неприемлемо. Отступление текста протокола от события, как и подробность изложения, могут рассматриваться законом как несущественные. Обычно только участник собрания, чьи слова, например, были искажены, имеет право оспаривать содержание протокола. Если представить себе, что такой участник собрания вполне дееспособен и не желает воспользоваться своим правом, то нотариус, якобы отстаивая его права, приобрел бы функции, не свойственные даже прокуратуре.

Таким образом, вырисовывается перечень фактов, которые нотариус не может свидетельствовать, свидетельствуя тождественность протокола:

• факт соответствия порядка созыва собрания уставным документам организации;

• наличие кворума для проведения собрания;

• достаточность голосов, поданных за принятие того или иного решения;

• легитимность органов собрания.

 

 

Авторский проект статьи закона

Все вышеизложенное позволяет мне предложить собственное видение проекта статьи закона, форм свидетельств и надписи на протоколе.

 

Свидетельствование тождественности протокола собрания (заседания, съезда, конференции) органа управления организации

По просьбе руководителя организации (лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа организации или возглавляющего коллегиальный исполнительный орган) нотариус свидетельствует тождественность протокола собрания (заседания, съезда, конференции) органа управления организации, на котором он присутствовал. Протокол учредительного собрания по решению вопроса о создании организации свидетельствуется по обращению всех учредителей.

Дата и время проведения собрания, место его проведения, объявленные на собрании кворум и повестка дня, а также рассмотренные вопросы, объявленные результаты голосования и принятые решения отражаются нотариусом в свидетельстве, выдаваемом по результатам каждого из дней проведения собрания. Если собрание в назначенный день не состоялось либо было прервано, в свидетельстве отражаются причины или обстоятельства, препятствовавшие его проведению.

Протокол должен быть представлен нотариусу не позднее 15 дней со дня завершения собрания.

Не может свидетельствоваться тождественность протокола, если:

1) протокол не отвечает требованиям, предъявляемым действующим законодательством для документов данного вида;

2) протокол составлен на языке, которым не владеет нотариус, и не имеет соответствующего и надлежащим образом оформленного перевода;

3) содержание протокола не тождественно процедурам, наблюдаемым нотариусом, и принятым решениям, объявленным на собрании и отраженным в свидетельстве (свидетельствах).

Свидетельствуя тождественность протокола собрания, нотариус не удостоверяет легитимность органов собрания, соответствие порядка созыва собрания уставным документам организации, наличие кворума для проведения собрания и достаточности голосов, поданных за принятие того или иного решения.

 

Форма № 1

Город (село, поселок, район, край, область, республика), дата учинения надписи на протоколе (число, месяц, год) прописью.

Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую тождественность изложенного в протоколе (указываются № и дата протокола) органа управления (указывается наименование органа управления) организации (указывается полное наименование организации) с решениями и процедурами, действительно имевшими место на прошедшем (дата проведения собрания / заседания прописью) в моем присутствии собрании / заседании органа управления (указывается наименование органа управления) / организации (указывается полное наименование организации). Собрание / заседание проходило по адресу (указывается адрес места проведения собрания / заседания).

Правоспособность организации (указывается полное наименование организации) проверена.

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус (подпись нотариуса)                 (Фамилия и инициалы)

Печать

 

 

Примечание к Форме № 1

Если собрание органа управления организации проходило в течение нескольких дней, в удостоверительной надписи указываются полностью все числа, в течение которых проходило указанное мероприятие. Если начало и окончание собрания приходятся на разные календарные месяцы, помимо чисел полностью указываются и месяцы прохождения собрания.

При указании адреса места проведения собрания органа управления организации указывается, как правило, почтовый адрес или иное общепринятое описание местоположения объекта, позволяющее однозначно определить объект, в котором проходило собрание.

Если свидетельствуется тождественность протокола учредительного собрания по решению вопроса о создании организации, вместо слов: «Правоспособность организации (указывается полное наименование организации) проверена» указывается: «Личность участников собрания установлена». Если в составе учредителей присутствуют представители организаций, добавляется предложение: «Правоспособность (указывается полное наименование организации или организаций учредителей) и полномочия его(их) представителя(ей) проверена».

 

 

Форма № 2

СВИДЕТЕЛЬСТВО

Город (село, поселок, район, край, область, республика), дата выдачи свидетельства (число, месяц, год) прописью.

Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), на основании статьи _ Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, по просьбе руководителя (указывается должность, имя лица, осуществляющего функции единоличного органа организации или возглавляющего коллегиальный исполнительный орган) организации (указывается полное наименование организации) присутствовал на собрании (заседании, съезде, конференции) органа управления (указывается полное наименование органа управления организации), проходившем по адресу (указывается адрес места проведения собрания) с __ по __ часов местного времени.

Я лично и непосредственно убедился в том, что на собрании было объявлено наличие кворума в количестве (указывается количество человек, участников, имеющих право голоса, пайщиков, акционеров, обладающих названным количеством акций и т.п.), объявлена следующая повестка собрания (заседания, съезда, конференции): (указываются все вопросы повестки).

В моем присутствии на собрании (заседании, съезде, конференции) рассмотрены следующие вопросы, объявлены результаты голосования и приняты решения: (указываются все вопросы, рассмотренные собранием, в том числе процедурные, объявленные результаты голосования, в том числе по процедурным вопросам, принятие решения в объявленной формулировке).

Зарегистрировано в реестре за №

Взыскано госпошлины (по тарифу)

Нотариус (подпись нотариуса)                 (Фамилия и инициалы)

Печать

 

Примечание к Форме № 2

Если собрание было прервано либо не завершено, перенесено на другую дату, об этом указывается в последнем абзаце свидетельства с изложением причин и обстоятельств.

Если собрание не состоялось, после слов: «по просьбе руководителя организации» указывается: «прибыл в __ часов местного времени по адресу: (указывается почтовый адрес), сообщенному мне в качестве места проведения собрания». Далее указываются причины, обстоятельства, препятствовавшие проведению собрания. Если за совершением нотариального действия обратились учредители собрания по решению вопроса о создании организации, вместо слов «руководителя» указываются полные данные всех учредителей: имена граждан, наименования организаций и сведения об их представителях.

Автор: Борзенко Б.А.

Вернуться
Нотариальный Вестник №10 2006


© Федеральная нотариальная палата, 2006-2012

Пишите нам:info@notariat.ru Web-редактору: web@notariat.ru

Разработка сайта и дизайн «ИнфоДизайн» © 2006
Rambler's Top100