Официальный сайт небюджетного нотариата Российской Федерации
 Главная
Информбюро
Нотариат
ФНП
Теория и практика
Нотариальный вестник
Гостиная
Избранное
 
Архив

Свидетельствование копий документов в нотариальной практике

13.07.2006

Свидетельствование копий документов в нотариальной практике

 

Г.Г. Богомазова, нотариус г. Уфы

 

Свидетельствование копий как нотариальное действие составляет, согласно статистике, до 65% от общего числа нотариальных действий и считается действием несложным, занимающим мало времени, не требующим особых знаний. Такое отношение к данному нотариальному действию вызвано тем, что свидетельствование копий воспринимается как простое сличение копии с подлинником документа и не более.

При детальном рассмотрении вопроса, учитывая цели, для которых истребуются копии, а также требование ч. 3 ст. 16 (нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия в случае его несоответствия законодательству Российской Федерации или международным договорам) и ст. ст. 45, 48 Основ законодательства о нотариате РФ (нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства), процесс свидетельствования копий представляется как процесс, требующий быстрого анализа представленного документа, основанного на глубоком знании как делопроизводства, в частности, так и действующего законодательства в целом. Цели оформления копий с документов, предоставляемых гражданами, показывают, что работа нотариусов по засвидетельствованию копий связана с осуществлением и охраной прав граждан. Копии необходимы для поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности. С другой стороны, этот вид нотариальных действий имеет непосредственное отношение к деятельности предприятий, организаций, учреждений, для которых, как правило, предназначены нотариально засвидетельствованные копии. На основании последних обычно производится регистрация юридических лиц, открытие счетов в банках, получение денежных средств, получение лицензий, прием на работу, назначение пенсий, пособий, выдача денег, документов и прочее.

Из года в год количество копий, свидетельствуемых нотариально, неуклонно возрастает. Следовательно, нотариальное засвидетельствование верности копий документов и выписок из них имеет немаловажное значение в деле охраны прав и интересов, реализации конституционных прав граждан и юридических лиц. Сразу же оговорюсь, что специальных нормативных актов, регулирующих вопросы свидетельствования верности копий нотариусами, в настоящее время нет. Федеральной нотариальной палатой предложены к применению рекомендации по свидетельствованию копий документов, освещающие основные моменты данного нотариального действия. Опубликовано несколько статей уважаемых коллег в журнале «Нотариальный вестникъ», в том числе и отличные рекомендации по определению поддельных документов. Но для начинающих практику нотариусов данный вопрос следует осветить подробнее, поэтому данная работа составлена как с учетом отдельных требований законодательства к документам в целом, так и ранее имевшейся нотариальной практики по данному вопросу. Если мы продолжим единообразную практику применения правил, выработанных при свидетельствовании верности копий документов, каждому из нас будет облегчена работа в части принятия копий документов, засвидетельствованных другими нотариусами.

 

I. Общие правила деятельности нотариата по засвидетельствованию верности копий документов

В соответствии со ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (далее — Основ), нотариусы свидетельствуют верность копий документов и выписок из них.

При свидетельствовании копии нотариус должен быть уверен, во-первых, что ему представлен документ, во-вторых, что подлинный документ. В целях формирования единой правоприменительной практики по свидетельствованию копий предлагаю руководствоваться некоторыми понятиями в области делопроизводства, предлагаемыми ныне действующими стандартами. Согласно государственному стандарту РФ ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28, под документом следует понимать зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такими реквизитами должны являться дата выдачи документа, регистрационный номер документа, подпись руководителя с расшифровкой фамилии и печать учреждения, выдавшего документ.

Далее в данном стандарте приводится еще ряд определений, которые могут быть применимы в практике нотариата для целей единообразного понимания квалификации документов, представляемых для свидетельствования копий:

— под официальным документом следует понимать документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

— под подлинным документом понимается документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

— подлинником (официального) документа является первый или единичный экземпляр официального документа;

— под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

— заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

— дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Cвидетельствование копии документа возможно только при предъявлении самого документа. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них возможно при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. За свидетельствованием верности копии или выписки из документа может обратиться любое лицо, не обязательно являющееся владельцем документа.

При совершении данного нотариального действия по общим правилам совершения нотариальных действий устанавливается личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия. Установление факта полной дееспособности гражданина при совершении данного нотариального действия не требуется.

Копия документа может быть исполнена от руки, с использованием технических средств или способом свето- либо фотокопирования. Копия оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми действующим законом к нотариальному документу, должна содержать весь текст и реквизиты документа без сокращений и искажений. Текст удостоверительной надписи должен быть изложен непосредственно на копии и не может быть подшит либо подклеен к тексту копии.

При свидетельствовании копий с документов нотариус обязан проверить, не относится ли представленный документ к документам, копии с которых нельзя засвидетельствовать. Например, не следует снимать копии с документов, на которых имеется указание о том, что копия с этого документа не снимается или что документ копированию не подлежит. В частности, документ может иметь гриф секретности — реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него, что следует из Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233) или Федерального закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485–1«О государственной тайне».

Такие отметки могут быть на медицинских заключениях и справках, свидетельствующих о психическом заболевании лица (по материалам Постановления коллегии Министерства юстиции СССР от 27 декабря 1976 г. № 21/2 «О результатах обобщения нотариальной практики по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них»). По данному вопросу имеется разъяснение Министерства здравоохранения РСФСР от 6 января 1966 г.

Подтверждения того, что данный документ отменен, найти не удалось. Полагаю, что некоторые нотариусы могут не иметь данного документа, поэтому приведу весь его текст: «Отдел специальной медицинской помощи сообщает, что Приказом Министерства здравоохранения РСФСР от 14 января 1963 г. запрещено выдавать на руки больным или их родственникам медицинские документы, свидетельствующие о любом психическом заболевании, независимо от возраста больного».

Запрещение распространяется на медицинские документы о психическом заболевании детей, а также о психическом заболевании, являющемся последствием перенесенной травмы.

 

Перечень психических заболеваний, на которые распространяется действие Приказа по Министерству здравоохранения СССР за № 123 от 20 марта 1956 г.:

1. Шизофрения.

2. Эпилепсия.

3. Маниакально-депрессивный психоз.

4. Церебральный атеросклероз и другие заболевания.

5. Предстарческие психозы.

6. Старческие психозы.

7. Сифилис мозга.

8. Прогрессивный паралич.

9. Психозы на почве инфекций и вирусных заболеваний.

10. Психозы на почве отравлений.

11. Алкогольные психозы и хронический алкоголизм.

12. Наркомания.

13. Психические нарушения в связи с заболеванием внутренних органов, авитаминозами, расстройством обмена веществ, эндокринопатией с психическими нарушениями др.

14. Психические нарушения при травме мозга.

15. Органические поражения центральной нервной системы.

16. Олигофрения.

17. Патологическое развитие личности (психопатии).

18. Неврозы, психоневрозы, реактивные состояния.

19. Прочие невротические заболевания.

 

Согласно ч. 1 ст. 47 Основ, нотариус не может свидетельствовать копии на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего супруга, его и своих родственников (родителей, детей, внуков).

Нотариус также не вправе свидетельствовать верность копии или выписки, если:

— в тексте документа имеются подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные не оговоренные исправления;

— документ или его часть исполнены карандашом;

— документ в силу повреждений или ветхости имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или имеет какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или его подлинности;

— нарушена целостность документа, что не позволяет установить его идентичность;

— документ, объем которого превышает один лист, не прошит, не пронумерован и не скреплен подписью должностного лица и соответствующей печатью;

— документ составлен за границей должностным лицом компетентного органа иностранного государства, иностранным гражданином или от них исходит, но не легализован в порядке, установленном международным договором либо не соответствует иным требованиям международного договора.

Нотариус, свидетельствуя верность копии, не свидетельствует фактов, изложенных в документе, а лишь подтверждает факт тождественности текста и реквизитов копии тексту и реквизитам представленного документа (ст. 80 Основ).

Свидетельствование копии с копии документа, выданного юридическим лицом, возможно в том случае, если копия выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В этом случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица, согласно ст. 79 Основ. Полагаю, что данная копия, выданная юридическим лицом как самостоятельный документ, должна иметь исходящий номер и дату выдачи, подпись должностного лица с приложением печати. Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом только в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании копии с копии документа надлежит руководствоваться формами удостоверительных надписей на свидетельствуемых документах, утвержденными Приказом Министерства юстиции Российской Федерации 10 апреля 2002 г. № 99, которые указывают на возможность только единожды засвидетельствовать копию с копии однажды уже засвидетельствованной копии документа. При этом на копии с копии должна быть выполнена удостоверительная надпись по форме № 51. Удостоверительной надписи для «копии с копии с копии с копии и т.д.» документа действующими формами не предусмотрено. Полагаю, что таким образом законодательно ограничено количество такого вида документов, поскольку удостоверительная надпись нотариуса на свидетельствуемых документах не может выполняться в произвольной форме, а только лишь по тем формам, согласно ст. 51 Основ, которые установлены Министерством юстиции РФ.

Свидетельствование верности копий с документов, выданных за границей, может производиться лишь при наличии на подлинниках документов легализации консулов или органов Министерства иностранных дел РФ. Сущность легализации состоит в том, что российский консул за границей или Консульское управление Министерства иностранных дел устанавливают, что документы соответствуют законам страны, где эти документы и акты совершены; в некоторых случаях допустимо проставление на документе апостиля.

При свидетельствовании копий для действия за границей документы должны изготавливаться полностью на пишущей машинке или с помощью компьютерной техники. Изготовление копии методом светокопирования, как правило, не допускается. Печать проставляется на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. В копии документов нельзя вносить какие-либо дополнительные сведения, прочеркивать не заполненные до конца строки и другие свободные места, а также ставить на них мастичные штампы.

Засвидетельствовать можно любое количество копий и выписок из документов, регистрируя при этом в реестре каждую копию, присваивая каждой из них номер в реестре и взыскивая тариф за каждую из них.

Получив предъявленный для засвидетельствования копии документ, нотариус, в первую очередь, проверяет соблюдение формы документа и наличие в документе необходимых реквизитов, соблюдение ведомственных нормативных актов в отношении документов единого образца (дипломов вузов, средних специальных учебных заведений, свидетельств загсов, документов нотариальных контор и т.п.), также соотносит исполнение документа с требованиями: Государственного стандарта РФ ГОСТ Р51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28); Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011–93 (утвержден и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ 30 декабря 1993 г. № 299); Системы организационно-распорядительной документации; Требований к оформлению документов ГОСТа 6.38–90; Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536); Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30–2003; Унифицированных систем документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65–ст); Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 51511–2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. № 573–ст с изменениями от 25 декабря 2002 г., 5 ноября 2003 г., 15 января, 4 марта 2004 г.); Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утверждена Приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36); Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утверждена Приказом Судебного департамента при Верховном суде РФ от 29 апреля 2003 г. № 36); Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. с изменениями от 27 июня 1996 г., 6 октября 2000 г.); Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. с изменениями от 27 октября 2003 г.) и многих других нормативных актов.

Все они находятся в постоянном движении: изменяются, утрачивают силу, издаются новые. Сложность работы с копиями и состоит в том, что требуется постоянное отслеживание изменений требований к документам, их формам и реквизитам.

После этого целесообразно изучить содержание документа и выяснить, нет ли в нем каких-либо логических противоречий. В надлежаще составленном документе:

— бланк, оттиски печатей и штампов содержат одинаковое наименование учреждения выдавшего документ;

— содержание текста документа соответствует профилю деятельности учреждения, от имени которого документ исходит;

— дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка;

— дата изготовления бланка и дата выдачи документа не могут, в свою очередь, предшествовать событиям, которые зафиксированы в этом документе;

— содержание текста документа не может противоречить известным историческим фактам. Например: документ, выданный до 1978 г., не может содержать слов «Советы народных депутатов»; в печати учреждения на документе, выданном до 1996 г., не может иметь место ИНН; в аттестатах о среднем образовании на бланках 2001 г. не может быть подписей более одной; в документе 1990 г. не может быть гербовой печати с государственной символикой в виде двуглавого орла; в документе, созданном до 1 июля 2003 г., не может быть государственной печати, изготовленной по ГОСТу, и т.д.

Частью 2 ст. 77 Основ предусмотрена возможность свидетельствования не только копии документа, но и выписки из него. Верность выписки из документа может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст, относящийся к конкретному вопросу. В качестве примера можно привести выписку из приказа, где отдельные параграфы приказа содержат не связанные между собой вопросы — назначение одного лица, увольнение другого, направление в командировку третьего и т.д.

Нотариус обязан тщательно сверить точное соответствие копии документу; удостовериться в том, что на нем отчетливо видны штамп и печать учреждения, дата выдачи документа, подписи должностных лиц с расшифровкой фамилии лица, подписавшего документ, что нет никаких не оговоренных исправлений, а также подчисток. Документ и свидетельствуемая копия должны быть написаны ясно и четко, приписки и поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем исправленное и зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном тексте. Нотариус должен проверить также, выдан ли документ правомочной на то организацией.

Приписки и поправки, сделанные в документе, оговариваются за подписью лиц, подписавших документ, с приложением печати. Как правило, употребляются следующие формулировки оговорок — «вписанному «января» верить», «зачеркнутое «5» не читать», «исправленному «Ольга» верить». Оговорка должна быть выполнена так, чтобы исключить любые сомнения в правильности изложения содержания документа.

Приписки и поправки, сделанные в копии, свидетельствуемой нотариусом, оговариваются, как правило, отдельно под удостоверительной надписью со вторичным приложением печати.

Документы, изложенные на нескольких листах, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью — это требование ч. 3 ст. 45 Основ относится не только к свидетельствуемой копии, но и к документу, с которого свидетельствуется данная копия.

Необходимо прочеркивать (гасить) в копиях документов незаполненные до конца строки и другие свободные места — это не позволит в последующем делать дописки к тексту копии, засвидетельствованной нотариально. Также необходимо прочеркивать удостоверительную надпись с обратной стороны документа, если текст копии располагается только на одной странице листа. В случаях, если нотариус не гасит удостоверительную надпись, это может быть использовано для изложения на ней с обратной стороны любого другого текста и выдано за засвидетельствованный документ (Методическое письмо Министерства юстиции СССР от 23 марта 1977 г. «О совершенствовании работы нотариальных контор по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них»).

Нельзя свидетельствовать верность копии с документа, если его поверхность заламинирована или закрыта иным способом, поскольку в таком случае нотариус лишен возможности увидеть нарушение защитной сетки документа (она и наносится именно с целью защиты от вмешательства в документ), подчистку легко заретушировать, а взъерошенность волокон поверхности документа в месте подчистки будет скрыта пленкой. Более того, под такой пленкой невозможно отличить: представлен подлинник документа или изготовленная на высоком техническом уровне цветная ксерокопия документа.

При оформлении наследственных дел — удостоверении сделок в нотариальных конторах оставляются копии необходимых документов. Копии эти не требуют нотариального засвидетельствования, а свидетельствуются подписью нотариуса без взимания тарифа (Методическое письмо Министерства юстиции СССР от 23 марта 1977 г. «О совершенствовании работы нотариальных контор по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них»).

 

Техника изготовления копии документа

При техническом исполнении нотариусом копии документа на первой странице копии в правом верхнем углу проставляется штамп «копия», в местах подписей должностных лиц на копии — штамп «подпись»; в месте проставления печати на копии — штамп «печать учреждения, выдавшего документ». Если документ изготовлен путем свето- или фотокопирования, то только в левом верхнем углу проставляется штамп «копия». Полагаю, что если на такой копии не виден четко оттиск печати, то будет правильным в месте нахождения печати проставить штамп «печать учреждения, выдавшего документ».

Завершает весь текст копии штамп удостоверительной надписи о засвидетельствовании копии. Текст удостоверительной надписи не должен закрывать текст документа, делая его нечитаемым. В левом нижнем углу документа, затрагивая краем штамп удостоверительной надписи или должности, проставляется четкий оттиск печати нотариуса. Печать не должна закрывать подписи нотариуса. Данное требование содержится в п. 1.11. «Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ» ГОСТа 6.38–90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это же правило прозвучало в ГОСТе Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» — «Оттиск печати. Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов. При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором — возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом». Если оттиск печати закрывает подпись, бывает затруднительно определить, сделана она собственноручно или же с применением факсимиле, либо нанесена путем ксерокопирования. В тех случаях, когда нотариусу лично известны подписи определенных должностных лиц, то он визуально может не определить, что подпись указанного в документе должностного лица могла быть выполнена другим лицом, поскольку ее скрывает оттиск печати.

В документах, предназначенных для действия за границей, оттиск печати проставляется на свободном от текста месте. Считаю, что необходимо придерживаться данного правила, хотя указания по данному вопросу отменены. Думаю, что требования тех указаний были основаны на требованиях МИДа к оформлению такого рода документов, которые, в свою очередь, строились на основании положений, вытекающих из межгосударственных соглашений. Как показывает практика, требования остались прежние — распечатывание текста (в редких случаях ксерокопирование), непрочеркивание свободных граф, скрепление листов белой или красной нитью (лентой) и т.д.

На первой странице копии документа в правом нижнем углу под текстом документа проставляется часть наименования населенного пункта, например «г. Моск-», в котором практикует нотариус, окончание наименования населенного пункта — «-ва» переносится на последнюю страницу копии документа, рядом с удостоверительной надписью с целью обозначить начало и конец документа. Все эти особенности исполнения копии документа, так называемые технические хитрости, позволят отличить представленную копию документа принимающему ее нотариусу от поддельной копии документа.

 

Рекомендации по обнаружению дефектов документов

Нотариус обязан тщательно проверять предъявляемые документы, чтобы не допускать случаев засвидетельствования копии или выписки с поддельного документа. Необходимо убедиться, что текст представленного документа не подвергался каким-либо изменениям или исправлениям, оттиск печати нанесен мастичным клише, изготовленным с соблюдением фабричных правил, подпись на документе исполнена действительно рукописным способом, а не каким-либо способом технической подделки (копирование на просвет, факсимиле, передавливание или надпечатка с использованием средств компьютерной техники и пр.).

Следует различать документы дефектные и поддельные.

К дефектным документам относятся документы, пришедшие в непригодность из-за ветхости, выцветшего текста документа или печати, случайной порчи, отсутствия необходимых реквизитов документа и тому подобных обстоятельств, а также документы, выданные с нарушением закона, с не оговоренными исправлениями и подчистками. Для обнаружения же поддельных документов необходимо пользоваться простейшими способами, рекомендуемыми криминалистами.

Подделка документов может заключаться в составлении целиком поддельного документа или в частичной подделке, изменении отдельных реквизитов, частей текста документа.

Можно использовать следующие приемы для обнаружения подделки документов: осмотр документа под разными углами к источнику света; осмотр документа на просвет; предварительное сравнение шрифта, печатей, штампов и пр.

При этом надо тщательно осмотреть не только лицевую, но и оборотную сторону документа, где могут быть также либо следы давления от штампов, либо следы подчищенных гашений удостоверительных надписей или печатей и т.д.

Можно выделить следующие виды частичной подделки документов: подчистка, травление, замазывание, зачеркивание, заклеивание части записей, приписка, подклейка, переделка записей, подделка оттисков печатей и штампов.

Всякая подчистка (удаление штрихов текста путем стирания или выскабливания) повреждает поверхность бумаги, что выражается в потере ею глянца, увеличении впитываемости, взъерошенности волокон, утончении бумаги. На мелованной бумаге подчистки трудно различимы, поэтому нотариусам не рекомендовано работать на бумаге такого сорта, а также с большой осторожностью принимать документы для свидетельствования верности копий с документов, выполненных на этой бумаге.

Если документ был составлен на документной бумаге или бланке, снабженном защитной сеткой (например, дипломы единого образца об окончании вузов, свидетельства загсов), то подчистка сопровождается повреждением соответствующих печатных элементов (защитной сетки, пунктира бланка и т.д.). Если на подчищенном месте написан чернилами новый текст, нередко происходят расплывы чернил в позднейших штрихах.

Перечисленные признаки подчистки могут быть обнаружены посредством тщательного осмотра невооруженным глазом или через лупу.

Потеря бумагой глянца и взъерошенность волокон в подчищенных местах выявляются осмотром документа на просвет.

Травление документов состоит в уничтожении записей посредством химического разрушения или обесцвечивания красящего вещества штрихов текста. Это может быть выражено следующими признаками: обесцвечивание или изменение цвета защитной сетки и линовки, расплыв, обесцвечивание или изменение окраски позднейших штрихов текста, написанных по вытравленному месту; проявление на бумаге матовых зон, желтых пятен; повреждение бумаги химикатами; наличие на бумаге остатков веществ, применявшихся при травлении.

Приемы подделок при подделке записей в документах следующие: подрисовывание недостающих штрихов для превращения одних знаков, цифр, слов в другие. Кроме того, иногда для достижения единообразия в окраске записей вторично обводятся соседние знаки или целые части текста.

 

II. Свидетельствование верности копий отдельных видов документов

 

Свидетельствование копий с документов, подтверждающих образование

В Российской Федерации устанавливаются следующие образовательные уровни (образовательные цензы):

1) основное общее образование;

2) среднее (полное) общее образование;

3) начальное профессиональное образование;

4) среднее профессиональное образование;

5) высшее профессиональное образование;

6) послевузовское профессиональное образование.

Лицам, не завершившим образование данного уровня, выдается справка установленного образца.

Общее образование включает в себя три ступени, соответствующие уровням образовательных программ: начальное общее, основное общее, среднее (полное) общее образование. Основное общее образование и государственная (итоговая) аттестация являются обязательными. Начальное профессиональное образование может быть получено в образовательных учреждениях начального профессионального образования.

Среднее профессиональное образование может быть получено в образовательных учреждениях среднего профессионального образования (средних специальных учебных заведениях) или на первой ступени образовательных учреждений высшего профессионального образования. Высшее профессиональное образование может быть получено в образовательных учреждениях высшего профессионального образования (высших учебных заведениях).Послевузовское профессиональное образование может быть получено в аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре и докторантуре, создаваемых в образовательных учреждениях высшего профессионального образования и научных организациях, имеющих соответствующие лицензии.

Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию, реализующие общеобразовательные (за исключением дошкольных) и профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, скрепленные печатью учреждения. Гражданам, завершившим послевузовское профессиональное образование, защитившим квалификационную работу (диссертацию, по совокупности научных работ), присваивается ученая степень и выдается соответствующий документ с печатью соответствующего образовательного учреждения.

Для того чтобы нотариусы могли правильно, в соответствии с законом, выполнять работу по засвидетельствованию копий с документов, подтверждающих образование, они должны знать и соблюдать основные нормативные акты, регламентирующие порядок выдачи этих документов:

1) Федеральный закон от 22 августа 1996 г. № 125–ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (с изм. и доп. от 10 июля, 7 августа, 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 25 июня 2002 г., 24 декабря 2002 г., 10 января 2003 г.);

2) Постановление Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 940 «Об утверждении государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования»;

3) Постановление Госкомвуза РФ от 27 декабря 1995 г. № 3 «Об утверждении форм документов государственного образца о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов и требований к документам»;

4) Постановление Госкомвуза РФ от 30 нояб-ря 1994 г. №9 «Об утверждении образцов государственных документов о высшем профессиональном образовании»;

5) Инструкцию о порядке изготовления, заполнения и выдачи дипломов лицам, окончившим вузы СССР, утвержденную Министерством высшего образования СССР от 12 октября 1951 г. № Д–147;

6) Приказ Минобразования РФ от 15 октября 1999 г. № 568 «Об утверждении образца государственного документа о послевузовском профессиональном образовании» (с изм. и доп. от 14 мая 2001 г.);

7) Приказ Минобразования РФ от 3 ию-ня 1994 г. № 183 «Об утверждении документов государственного образца об уровне образования и квалификации для выпускников учреждений начального профессионального образования» (с изм. и доп. от 14 января 1998 г.);

8) Приказ Минобразования РФ от 2 ноября 1999 г. № 54 «Об утверждении формы диплома о дополнительном (к высшему) образовании»;

9) Инструкцию о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, изготовлении, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденную Приказом Минобразования РФ от 13 января 1999 г. № 46, с изменениями от 28.05.2001 г.;

10) Инструкцию о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении), утвержденную Приказом Минобразования РФ от 22 мая 2000 г. № 1509;

11) Инструкцию о порядке получения, учета, хранения, заполнения бланков дипломов, свидетельств, выписок итоговых оценок успеваемости к ним и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования, утвержденную Приказом Минобразования РФ от 25 декабря 2000 г. № 3832;

12) Инструкцию о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденную Приказом Министерства образования и науки РФ от 10 марта 2005 г. № 65;

13) Письмо «Департамента государственной политики в образовании» Министерства образования и науки РФ от 31 марта 2005 г. № 03–404 «Об оформлении документов государственного образца об основном и среднем (полном) общем образовании» и многие, многие другие.

Дипломы вузов единого образца 1996 г. имеют следующие реквизиты: в верхней части правой стороны бланка диплома указываются наименование города (населенного пункта), в котором находится высшее учебное заведение, официальное наименование высшего учебного заведения, которое его выдало, согласно уставу данного высшего учебного заведения (в именительном падеже). Если выпускник завершил обучение в филиале этого вуза, то после наименования вуза, через запятую, указывается наименование филиала.

Государственные награды в официальном наименовании высшего учебного заведения не указываются.

Дата принятия решения государственной аттестационной комиссией записывается с указанием числа, месяца (прописью) и года (четырехзначной цифрой).

Фамилия, имя и отчество лица, завершившего обучение, пишутся полностью в соответствии с записью в паспорте или документе, его заменяющем (в дательном падеже).

Фамилия, имя и отчество иностранного гражданина записываются по данным национального паспорта в русскоязычной транскрипции. Транскрипция должна быть согласована с окончившим высшее учебное заведение.

В дипломах бакалавра и магистра после слов «Присуждена степень бакалавра (или магистра)» вносится запись согласно приложению. Ниже строкой вписываются слова «по направлению» и указывается в кавычках наименование направления подготовки, по которому присвоена степень. Диплом о высшем профессиональном образовании или дубликат диплома подписывается черными чернилами, черной пастой или тушью председателем государственной аттестационной комиссии, действующей в год выдачи диплома (дубликата), и ректором (руководителем) высшего учебного заведения. На отведенном для печати месте ставится гербовая печать высшего учебного заведения.

В нижней части левой стороны бланка диплома указывается регистрационный номер диплома по книге регистрации выдаваемых дипломов и далее указывается дата выдачи диплома: число (цифрой), месяц (прописью) и год (четырехзначной цифрой).

Форма обучения (очная, очно-заочная (вечерняя), заочная) в дипломе не указывается.

Оборот правой стороны диплома служит местом для проставления соответствующими органами апостиля и отметок, связанных с легализацией диплома при его вывозе в другую страну.При заполнении приложения к диплому о высшем профессиональном образовании необходимо иметь в виду следующее. Фамилия, имя, отчество указываются полностью в именительном падеже. Дата рождения записывается с указанием числа (цифрой), месяца (прописью) и года (четырехзначной цифрой). С правой стороны приложения к диплому, ниже слов «Российская Федерация» и Государственного герба Российской Федерации, указывается город, где расположено высшее учебное заведение, полное наименование вуза в именительном падеже, регистрационный номер и дата выдачи диплома по книге регистрации выданных дипломов с указанием числа (цифрами), месяца (прописью) и года (четырехзначной цифрой), вносятся другие записи в соответствии с текстом основной части диплома.

Приложение к диплому изготавливается в виде нескольких листов: первого листа, порядок заполнения которого описан, и листов продолжения приложения к диплому, предназначенных для записи изученных дисциплин. В случае использования листов продолжения в строке «документ содержит количество листов» вносится цифрой общее количество листов приложения к диплому. При засвидетельствовании копий с дипломов нотариусы должны строго проверять наличие вышеуказанных реквизитов дипломов.

Дубликат диплома имеет те же реквизиты, что и диплом.

Приложение к диплому: «Выписка из зачетной ведомости», как указано в ее тексте, без диплома не действительна. В соответствии с этим данный документ без предъявления диплома к засвидетельствованию копии не принимается.

При засвидетельствовании копии с выписки из зачетной ведомости нотариус сверяет с дипломом совпадение соответствующих реквизитов. Необходимо обращать внимание на совпадение подписей должностных лиц, как на самом дипломе, так и на приложении к диплому, поскольку в практике в нарушение инструкции в приложении к диплому, выдаваемому одновременно с дипломом, вместо подписи ректора учебного заведения может стоять подпись иного должностного лица. Свидетельствовать верность копии с такого приложения нельзя.

При заполнении академической справки необходимо иметь в виду следующее. Все записи, предусмотренные формой академической справки, производятся так, как это предписано для заполнения приложения к диплому. После записей всех изученных дисциплин указывается номер и дата приказа высшего учебного заведения об отчислении.

Ныне действующие аттестаты об основном общем и среднем (полном) общем образовании введены с 2001 г. на основании Федерального закона от 13 января 1996 г. № 12–ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации «Об образовании» (с изм. и доп. от 16 ноября 1997 г., 20 июля, 7 августа, 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 13 февраля, 21 марта, 25 июня, 25 июля 2002 г., 10 января 2003 г.); Письма Минобразования РФ от 16 апреля 2001 г. 14–52–235ин/13 «Об аттестатах о среднем (полном) общем образовании»; Письма Минобразования РФ от 30 марта 2001 г. № 22–06–415 «О получении, учете, хранении, заполнении и выдаче аттестатов об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца»; Решения коллегии Минобразования РФ от 13 декабря 2000 г. № 20 «О проведении эксперимента по единому государственному экзамену» и т.д.В соответствии с Положением о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, утвержденном Приказом Министерства образования РФ от 2.04.96 г. № 143 «Об утверждении Положения о порядке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании», зарегистрированным Министерством юстиции РФ, регистрационный номер 1119, предлагается руководствоваться следующими правилами.

Бланки аттестатов и приложений к ним заполняются тушью, чернилами или пастой черного цвета, а также с помощью печатающих устройств.

В аттестатах и приложениях к ним не допускаются исправления, подчистки, пропуски строк. Во всех незаполненных строках «наименование предметов» аттестатов об основном общем образовании и приложениях к аттестатам о среднем (полном) общем образовании ставится прочерк.

Аттестаты и приложения к ним подписывает руководитель общеобразовательного учреждения и скрепляет гербовой печатью. Оттиск печати должен быть четким и легко читаемым.

При оформлении аттестатов и приложений к ним необходимо учитывать следующие требования:

1. Фамилия, имя, отчество выпускника записываются в именительном падеже в строгом соответствии с данными паспорта или свидетельства о рождении.

2. Указываются календарный год окончания общеобразовательного учреждения, полное наименование общеобразовательного учреждения и место его нахождения в соответствии с уставом.

3. В аттестат об основном общем образовании и в приложение к аттестату о среднем (полном) общем образовании выпускникам, изучавшим факультативные курсы, вносятся записи о наименовании факультативных курсов, которые были успешно выполнены по программам согласно учебному плану.

4. В аттестатах и приложениях к ним проставляется дата выдачи.

5. В приложениях к аттестатам о среднем (полном) общем образовании указываются учетная серия и номер аттестата, фамилия, имя и отчество выпускника в именительном падеже, а также дата и место рождения.

6. В аттестат об основном общем образовании выставляются итоговые отметки по учебным предметам, которые изучались выпускником в классах второй ступени общего образования.

7. В аттестат о среднем (полном) общем образовании выставляются итоговые отметки по учебным предметам, которые изучались в классах третьей ступени общего образования, а также отметка по русскому языку.

8. Наименование учебных предметов пишется с прописной буквы. Допускается запись отдельных учебных предметов на двух строках.

9. Отметки по каждому учебному предмету проставляются арабскими цифрами «5», «4», «3» и в скобках соответственно пишется словами «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», в том числе выпускникам, занимавшимся физической культурой в специальных медицинских группах.

10. В соответствующих строках табеля итоговых оценок успеваемости указывается профессия, по которой выпускником сданы квалификационные экзамены, и присвоенный ему квалификационный разряд (класс, категория).

Дубликаты выдаются на бланках установленного образца, на которых в правом верхнем углу указывается «Дубликат взамен подлинника №... ». Дубликат подписывается руководителем общеобразовательного учреждения. Дубликаты документов об образовании выдаются на бланках образца, действующего в период выдачи.

На основании Инструкции о порядке изготовления, хранения, выдачи и учета аттестатов зрелости, свидетельств и удостоверений об окончании средних, семилетних школ, школ рабочей молодежи и заочных средних школ, утвержденной Министерством просвещения РСФСР 4 июня 1951 г., и Приказа Министерства просвещения РСФСР от 31 октября 1958 г. № 374 «Об изменении Инструкции о порядке изготовления, хранения, выдачи и учета аттестатов зрелости, свидетельств и удостоверений об окончании средних, семилетних школ, школ рабочей молодежи и заочных средних школ» аттестаты об основном общем и среднем (полном) общем образовании до 2001 г. скреплялись подписями директора школы, заместителя директора по учебно-воспитательной части, классного руководителя и подписями учителей количеством не менее трех. Аттестаты наряду с датой выдачи содержали и графу с указанием населенного пункта. Наличие исправлений, в том числе оговоренных, в документах об образовании, в частности дипломах о высшем профессиональном образовании, в силу Приказа Минобразования РФ от 5.09.2000 г. № 2560, не допускается.

 

Свидетельствование копий с документов, выданных органами ЗАГС

Регистрация актов гражданского состояния в городах и районах производится городскими и районными отделами (бюро) записей актов гражданского состояния (ЗАГС), а в сельской местности и поселках — сельскими и поселковыми администрациями на основании Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143–ФЗ «Об актах гражданского состояния».Отделы (бюро) загса производят регистрацию рождений, браков, усыновлений, расторжений браков, смертей, изменений фамилий и имен; исправляют и дополняют актовые записи, восстанавливают утраченные актовые записи; выдают повторные свидетельства.

Государственная регистрация актов гражданского состояния граждан Российской Федерации, проживающих за пределами территории Российской Федерации, производится консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации. Консульские учреждения Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации производят государственную регистрацию: рождения, заключения брака, расторжения брака, усыновления (удочерения), установления отцовства, перемены имени, смерти по заявлениям граждан Российской Федерации, постоянно проживающих за пределами территории Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; принимают решения о внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, составленные на территории Российской Федерации; вносят исправления и изменения в записи актов гражданского состояния, находящиеся у них на хранении; выдают на основании находящихся у них на хранении записей актов гражданского состояния повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и иные подтверждающие факты государственной регистрации актов гражданского состояния документы; выполняют иные полномочия, связанные с государственной регистрацией актов гражданского состояния и предусмотренные федеральными конституционными законами, федеральными законами Российской Федерации.

Постановлением Правительства РФ от 17 апреля 1999 г. № 432 утверждены Правила заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; формы бланков записей актов гражданского состояния и формы бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния утверждены Постановлением Правительства РФ от 6 июля 1998 г. № 709, с изменениями от 31 октября 1998 г. Формы бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния, утверждены Постановлением Правительства РФ от 31 октября 1998 г. № 1274.

Бланки свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния выполняются типографским способом на гербовой бумаге, являются документами строгой отчетности; каждый такой бланк имеет серию и номер.

Документы иностранных граждан и лиц без гражданства, выданные компетентными органами иностранных государств и предъявленные для государственной регистрации актов гражданского состояния, должны быть легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации, и переведены на государственный язык Российской Федерации. Верность перевода должна быть нотариально удостоверена.Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния выдается в удостоверение факта государственной регистрации акта гражданского состояния и подписывается руководителем органа записи актов гражданского состояния, скрепляется печатью органа записи актов гражданского состояния. В случае утраты свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния орган записи актов гражданского состояния, в котором хранится первый экземпляр записи акта гражданского состояния, выдает повторное свидетельство.

Заполнение бланков свидетельств производится рукописным способом либо с использованием технических средств (пишущих машин, компьютеров). При заполнении документов рукописным способом запись производится разборчивым почерком чернилами или пастой синего либо черного цвета. В случае применения технических средств краситель или порошок должен быть черного цвета. Постановлением Правительства РФ № 432 от 17 апреля 1999 г. не допускается наличие исправлений в свидетельствах о государственной регистрации актов гражданского состояния.

В графе «Дата» пишется цифрами число (два знака), словом — месяц и цифрами — год (четыре знака).

В графах «Место рождения», «Место жительства» и «Место смерти» сведения указываются в следующей последовательности: город (селение), район, субъект Российской Федерации, государство (Российская Федерация либо Россия).В случае указания населенного пункта иностранного государства делается аналогичная запись с учетом особенностей его административно-территориального деления. Город (селение) и государство указываются обязательно.

В графе «Гражданство» пишется слово: «гражданин» или «гражданка» и указывается государство, гражданином которого является лицо, в отношении которого заполняется бланк.

В бланках свидетельств указывается полное официальное наименование органа, который производит государственную регистрацию акта гражданского состояния. При заполнении бланков актовых записей и бланков свидетельств сокращение слов не допускается. Если наименование загса, указанного в печати, не совпадает с наименованием загса, указанного в графе «место регистрации», копии с таких документов свидетельствовать нельзя. Однако в некоторых случаях наименование загса, указанного в графе «место регистрации», может не совпадать с наименованием загса в печати. Такой случай может иметь место, когда место рождения усыновленного и место регистрации усыновления не совпадают. Подобные несовпадения могут быть и в том случае, если переименовали район или в результате нового районирования.

Бланки свидетельств заполняются в соответствии с содержанием записи акта гражданского состояния. Наличие исправлений в свидетельстве о государственной регистрации акта гражданского состояния не допускается, согласно п. 49 Постановления Правительства РФ от 17 апреля 1999 г. № 432 «Об утверждении Правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния».

После внимательного изучения обстоятельств копии с таких документов можно свидетельствовать.

Акты гражданского состояния, совершенные по религиозным обрядам до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния, приравниваются к актам гражданского состояния, совершенным в органах записи актов гражданского состояния в соответствии с действовавшим на момент их совершения законодательством, и не требуют последующей государственной регистрации.

Документы о браке, выданные до 20 декабря 1917 г. (до образования органов загса) церквями, кирхами, костелами, раввинами, магометанскими духовными правлениями (имамом или муллой) и другими церковными учреждениями, находившимися на территории дореволюционной России, а также бывшими русскими церковными, консульскими учреждениями за границей, действительны — нотариусы должны свидетельствовать с них копии.

В практике может возникнуть вопрос: как определить дату выдачи свидетельства о рождении или других свидетельств загса старого образца, в которых нет графы «дата выдачи».

Нотариальная практика исходит из того, что дата выдачи и дата регистрации акта гражданского состояния обычно совпадают, в таких случаях за дату выдачи следует считать дату регистрации и копию с документа надо свидетельствовать. Если же в старом образце свидетельства загса в графе «дата регистрации» записана дата до установления советской власти, то нотариусу невозможно определить, когда выдан этот документ. Копию с такого документа следует свидетельствовать, однако в реестре указать на отсутствие даты выдачи документа.

Можно свидетельствовать копию с метрической записи о рождении, выданной церковными учреждениями до образования органов загса, вместе с дополнительной записью церковного учреждения о браке, при условии, что запись о браке совершена в пределах тех же сроков.

 

III. Порядок внесения записей в реестр засвидетельствованных копий документов

При засвидетельствовании копий с документов и выписок из них в делах нотариальных контор не остается каких-либо документов, кроме записей в реестре. Записи в реестре имеют существенное значение, поскольку выписки из этих записей могут быть выданы заинтересованным лицам. Все свидетельствуемые копии записываются в общий или специальный реестр. Порядок внесения записей ранее был определен Указаниями по заполнению реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, изложенными в письме Министерства юстиции СССР от 24 ноября 1986 г. Данные указания были отменены Приказом Министерства юстиции РФ 19 февраля 2002 г. за № 52. Однако, на мой взгляд, с целью создания правила поведения (оформления) при заполнении реестров по регистрации нотариальных действий, применяемого в области нотариального делопроизводства, они все еще могут быть применимы.

Запись в реестре может быть произведена либо самим нотариусом, либо иным работником нотариальной конторы, но только после того, как удостоверительная надпись на копии документа подписана нотариусом. В графе «Содержание нотариального действия» указывается наименование документа, его краткое содержание, фамилия, имя, отчество гражданина, которому принадлежит документ, кем и когда выдан документ. Необходимо указывать количество страниц, на которых изложен документ, и количество экземпляров свидетельствуемых копий.

В качестве примера можно привести образцы наиболее кратких записей копий некоторых документов.

1. Свидетельство о рождении.

Одна копия на одной странице со свидетельства о рождении I–АР 987543 от 26 марта 1961 года, выданного загсом Кировского района Москвы о рождении 20 марта 1961 года Богомазова Сергея Владимировича.

2. Диплом вуза.

Одна копия на одной странице диплома ЗВ № 514945 от 25 июня 1983 года об окончании Евстафьевой Розой Иматовной МГУ с квалификацией юриста, регистрационный номер 917.

3. Диплом доктора наук.

Четыре копии диплома доктора юридических наук РК № 4567341, выданного 5 марта 1987 года Башкирским государственным университетом Уткиной Ларисе Константиновне.

4. Свидетельство о праве на наследство.

Одна копия на одной странице свидетельства о праве на наследство, реестр № 3542, от 26 февраля 1996 года, выданного нотариусом г. Москвы Петкевич Галиной Григорьевной Мухе Наталье Евгеньевне к имуществу Ивановой Надежды Кузьминичны.

5. Доверенность.

Одна копия на одной странице доверенности от имени Павловой Ирины Викторовны, удостоверенной Галикеевой Ириной Гаязовной, нотариусом г. Сочи, по реестру № 1764, 16 февраля 2000 года Ларионовой Ирине Павловне на получение диплома об окончании Московской академии управления.

6. Копия с копии.

Одна копия на одной странице с копии, засвидетельствованной нотариусом г. Сыктывкара Габдуллиной Резедой Ахатовной 24 июня 2002 года по реестру № 5458к со свидетельства о рождении Зоновой Ольги Николаевны, родившейся 7 ноября 1927 года, выданного загсом Сокольнического района г. Москва 3 марта 1945 года повторно.

7. Решение суда.

Пять копий на трех страницах каждая с копии решения Ленинского районного суда г. Уфы по делу № 25/32 от 24 сентября 1998 года по иску Шарафутдиновой Райли Аглямовны о признании права собственности на домовладение, находящееся в г. Уфе по ул. Кирова, д. 31.

При производстве записей оформленных копий возможно применение специальных штампов, в оттиске которых проставляются от руки лишь некоторые реквизиты записываемого документа. Такой способ регистрации не только облегчает работу по записи в реестр, но и экономит время нотариуса и клиента.

 

IV. Проблемы, возникающие при свидетельствовании копий документов

В последние годы для свидетельствования верности копий все чаще представляются документы, выданные гражданами, на которых подлинность подписи граждан не засвидетельствована нотариально. Поэтому не могут быть засвидетельствованы копии сделок с недвижимостью в простой письменной форме, хотя бы и прошедшие регистрацию в органах государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, поскольку подлинность подписи граждан на указанных сделках не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ. По этому же основанию не могут быть засвидетельствованы копии учредительных договоров юридических лиц, договоров о передаче квартир или комнат в собственность граждан при приватизации жилья, договоры долевого участия в строительстве и т.п.Считаю невозможным свидетельствовать верность копии с паспорта. Он не соответствует требованиям, предъявляемым к документам, представленным для совершения нотариальных действий, предусмотренным ст. 45 Основ, согласно которой нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, объем которых более одного листа, если они не прошиты, не пронумерованы и не скреплены печатью. Данная позиция подтверждается судебной практикой, в частности, Решением Головинского районного суда г. Москвы от 19.05.2004 г. по гражданскому делу № 2–1231/2004 по заявлению С.Г. Ермоленко на отказ нотариуса г. Москвы Н.Н. Миллера в совершении нотариального действия. Суд считает действия нотариуса правильными, основанными на законе, и С.Г. Ермоленко обоснованно было отказано в совершении нотариального действия, поскольку «представленный для свидетельствования верности копии договор купли-продажи комнаты, заключенный в простой письменной форме, выдан гражданами, подлинность их подписей в договоре не засвидетельствована в порядке, установленном ст. 78 Основ, регистрационные штампы на договоре не являются свидетельствованием подлинности подписи участников договора, а подтверждают лишь факт регистрации сделки и возникшего права в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество. Обоснованно было отказано в свидетельствовании верности копии паспорта С.Г. Ермоленко, т.к. указанный документ не соответствует требованиям, предъявляемым к документам, представляемым для совершения нотариального действия, поскольку сами листы паспорта не прошиты, бланк паспорта лишь прошит нитью по длине сгиба, общее количество листов паспорта на обороте не пронумеровано и не скреплено печатью органа, выдавшего паспорт». Органом, создающим большой объем документов, не имеющих достаточно реквизитов для идентификации документа, что препятствует свидетельствованию верности копий таких документов, является налоговая служба. Так, на свидетельствах о регистрации, за редким исключением, например, свидетельство о постановке на налоговый учет юридического лица, не проставляются даты выдачи документа, отсутствуют номера самих свидетельств, которые не заменяют номера бланков свидетельств. В предложенных формах заявлений о регистрации юридических лиц и предпринимателей отсутствуют даты составления заявлений, в некоторых, например в заявлении по форме № Р 26001 — «Заявление о государственной регистрации прекращения физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в связи с принятием им решения о прекращении данной деятельности», не указывается место жительства заявителя. Полагаю, что свидетельствовать копии подобных документов нельзя. В связи с вступлением в силу ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» № 129–ФЗ от 8.08.2001 г. следует иметь в виду, что свидетельствование копий уставов юридических лиц как документа возможно только после регистрации юридических лиц в установленном законом порядке, о чем должна свидетельствовать надлежащая отметка регистрирующего органа на уставе либо его копии. Надписи, которые сейчас проставляются налоговыми органами, оставляют желать лучшего, поскольку в изготовленных для этого штампах не всегда указывается количество листов устава, прошивку заменяет скрепка, кое-как закрытая наполовину отклеившейся бумагой, без даты и номера копии, выданной ИФНС. Зачастую оттиск печати проставляется таким образом, что не позволяет увидеть подпись должностного лица, хотя правила проставления оттиска печати регламентированы, как описывалось выше.

 

V. Взыскание тарифа (государственной пошлины)

За свидетельствование верности копии документа, если законодательством Российской Федерации предусмотрена ее обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, взимает государственную пошлину по ставкам, установленным законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (ст. 333.24 Налогового кодекса РФ).За свидетельствование верности копии документа, если законодательством Российской Федерации предусмотрена ее обязательная нотариальная форма, нотариус, занимающийся частной практикой, взимает нотариальный тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах (ст. 333.24 Налогового кодекса РФ). Нотариальное засвидетельствование верности копий документов предусмотрено рядом федеральных законов — «О финансово-промышленных группах» от 30 ноября 1995 г. № 190–ФЗ; «Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности для субъектов малого предпринимательства» от 31 июля 1998 г. № 148–ФЗ; «О свободе совести и религиозных объединениях» от 26.09.97 г. № 125–ФЗ; «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» от 31 мая 2002 г. № 63–ФЗ и т.д. За выполнение таких действий взимается плата по тарифам, соответствующим размерам государственной пошлины.

За свидетельствование верности копий документов, для которых законодательством Российской Федерации не предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, а также нотариус, занимающийся частной практикой, взимают нотариальные тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями п. 22.1 Основ.

Льготы при обращении за свидетельствованием верности копии документа предоставляются для отдельных категорий физических лиц и организаций с учетом требований ст. ст. 333.35 и 333. 38 Налогового кодекса РФ.

Количество копий с одного и того же документа, подлежащее освобождению от уплаты госпошлины (тарифа), определяется в каждом отдельном случае необходимостью представления количества документов в то или иное учреждение. Как правило, нотариус освобождает от уплаты пошлины за свидетельствование не более одной копии с каждого документа, которую требуется сдать в соответствующее учреждение.

В связи с тем, что ст. 333.24 Налогового кодекса РФ не определена ставка государственной пошлины за свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов, небезынтересной представляется дискуссия нотариусов о размере ныне действующего тарифа, взимаемого за свидетельствование верности копии документа, для которого предусмотрена обязательная нотариальная форма. Ставка, которая должна взиматься при свидетельствовании таких копий, по мнению некоторых нотариусов, должна соответствовать ставке за прочие нотариальные действия — 100 рублей.

Автор: Богомазова Г.Г.

Вернуться
Нотариальный Вестник №7 2006


© Федеральная нотариальная палата, 2006-2012

Пишите нам:info@notariat.ru Web-редактору: web@notariat.ru

Разработка сайта и дизайн «ИнфоДизайн» © 2006
Rambler's Top100