Официальный сайт небюджетного нотариата Российской Федерации
 Главная
Информбюро
Нотариат
ФНП
Теория и практика
Нотариальный вестник
Гостиная
Избранное
 
Архив

АРМ нотариуса «Экспресс»

10.11.2009

А.В. Шиянов,

генеральный директор ООО «Триасофт-сервис»,
 кандидат технических наук 

Введение

 

Аннотация:

Значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов. Это достаточно трудоемкий процесс. Даже если в распоряжении нотариуса находится большое количество заранее подготовленных шаблонов, такая работа требует концентрации внимания и серьезных затрат времени. Именно по этой причине подобная рутинная и далеко не всегда творческая работа в первую очередь нуждается в автоматизации. В данной статье рассматривается система автоматизации нотариального делопроизводства АРМ нотариуса "Экспресс", предназначенная как раз для этой цели.

 

Annotation:

A.V. Shiyanov. The automated workplace of the notary "Express"

Much of the time the notary goes to the texts of notarial documents. This is a fairly laborious process. Even before the notary is a large number of predefined templates, such work requires focus and serious time-consuming. It is for this reason that such a routine and not always creative work in the first place needs to be automated. This article discusses the automation system notarial office workstation notary "Express" is designed just for this purpose.

 

Ключевые слова: информационные технологии, нотариат, АРМ нотариуса "Экспресс", автоматизированное рабочее место нотариуса "Экспресс", Единая информационная система, ЕИС

Keywords: information technology, notaries, notary ARM "Express", the automated workplace of the notary "Express", Unified Information System

Значительная часть рабочего времени нотариуса уходит на подготовку текстов нотариальных документов. Это достаточно трудоемкий процесс. Даже если в распоряжении нотариуса находится большое количество заранее подготовленных шаблонов, такая работа требует концентрации внимания и серьезных затрат времени.

Именно по этой причине подобная рутинная и далеко не всегда творческая работа в первую очередь нуждается в автоматизации. В данной статье рассматривается система автоматизации нотариального делопроизводства АРМ нотариуса «Экспресс», предназначенная как раз для этой цели.

Уникальная методика работы с документами, реализованная в АРМ «Экспресс», эффективно автоматизирует не только подготовку и печать текстов документов, но и многие другие аспекты нотариального делопроизводства.

 

Начнем с подготовки текста

Большинство документов, ежедневно создаваемых в нотариальной конторе, являются типовыми, и раз за разом нотариусу или его сотруднику приходится выполнять одни и те же постоянно повторяющиеся действия – взять подходящий шаблон документа, внести в него фамилии, адреса и паспортные данные действующих лиц, вставить в определенные места шаблона другую необходимую информацию, например, данные о правоустанавливающих документах, и так далее.

При этом обязательно требуется выполнить ряд мелких правок по тексту самого шаблона: согласовать падежи, заполнить удостоверительную надпись, расшифровать прописью суммы и даты, и многое, многое другое. Как показывает опыт, именно здесь тратится больше всего времени и наиболее вероятны ошибки.

АРМ «Экспресс» выполняет все эти правки автоматически и незаметно для пользователя, законченный документ формируется сразу же после внесения всех основных данных. Более того, пользователю даже не требуется помнить, какие именно данные и куда нужно вносить в тот или иной документ – система сама запрашивает всю необходимую информацию, и сама расставляет введенные данные в нужные места документа, полностью согласуя при этом его различные части.

Тщательное вычитывание текста документа, так необходимое при ручной подготовке его текста, здесь абсолютно не требуется, а это дополнительная и существенная экономия времени.

Все это производит еще большее впечатление, если учесть, что в состав АРМ «Экспресс» входит обширная библиотека документов, насчитывающая более 1 200 шаблонов. При этом каждый шаблон представляет собой достаточно сложную конструкцию, включающую все возможные формы действующих лиц, варианты их полномочий, большого количества вариантов правоустанавливающих документов и т.д. Таким образом, общее число различных документов, которые можно сформировать с помощью имеющихся шаблонов, с трудом поддается исчислению.

И, конечно же, у пользователя всегда остается и возможность внесения в текст любых изменений, не предусмотренных логикой работы программы. Встроенный в АРМ «Экспресс» редактор текста напоминает по своему внешнему виду и использованию распространенный редактор Microsoft Word и не требует дополнительного обучения.

 

Светлана Михайловна Редько, нотариус Курильского нотариального округа Сахалинской области

Для меня «Экспресс» является надежным помощником в работе. Помогает чувствовать себя юридически и технически защищенной. Позволяет экономить время при составлении проектов. Программа удобна, доступна и проста даже для неподготовленных пользователей ПК. Довольно оперативно реагирует на изменения законодательства.

Когда получаю документы от нотариусов, не использующих «Экспресс», часто с гордостью констатирую, что наши документы более грамотные, логически выстроены и прекрасно оформлены.

 

Проверки вводимой информации

 

Итак, для формирования законченного документа пользователю АРМ «Экспресс» достаточно просто ответить на все задаваемые системой вопросы. Естественно, все данные вводятся однократно, в максимально простой и удобной форме, а программа автоматически расставляет их в документе в таком виде, как это требуется по его тексту.

 

dover.jpg

 

При этом вводимая информация без каких-либо дополнительных усилий со стороны пользователя подвергается различным проверкам. Например, сопоставляя дату рождения гражданина и дату выдачи его паспорта, АРМ «Экспресс» может сразу же выдать предупреждение о паспорте с просроченным сроком действия.

Более сложные проверки используют информацию, размещенную во встроенных базах данных. Например, система способна автоматически выдать предупреждение об отмененной доверенности, недействительном номерном бланке, наличии арестов и запрещений и т.д.

Проведение этих проверок обеспечивает существенное снижение рисков нотариуса при предоставлении ему недостоверной или поддельной информации недобросовестными гражданами.

 

Елена Федоровна Москаль, президент Нотариальной палаты Ленинградской области

Практически с первых дней создания АРМ нотариуса «Экспресс» являюсь ее пользователем. И я, и сотрудники моей нотариальной конторы очень благодарны разработчикам за такого незаменимого помощника. Программа идет в ногу со временем, но самое главное в ней – это доступность, понятность и высокая эффективность. Использование программы в деятельности нотариуса позволяет работать быстро и качественно, создавать ту единую форму правоприменительной практики, о которой мы говорим. Ведь когда ты держишь в руках документ, созданный «Экспрессом», то уверена в его грамотности и соответствии закону.

 

Электронный реестр документов и базы данных

 

Все подготовленные с помощью АРМ «Экспресс» документы автоматически сохраняются в электронном реестре. Это очень удобно, так как впоследствии любой документ может быть за считанные секунды найден, исправлен, повторно распечатан и т.д. На основе найденного документа всегда может быть подготовлен новый, для этого достаточно запустить механизм заполнения и ввести новые ответы на все или часть вопросов.

 

baza.jpg

 

В зависимости от вида документа информация автоматически заносится и в другие базы данных, например, в электронную книгу учета завещаний, книгу учета наследственных дел и т.д. Работать с этими электронными книгами намного удобнее, чем с бумажными, так как информация в них ищется гораздо быстрее.

Опасения, что сохранение такого большого количества информации на компьютере приведет к его переполнению, совершенно лишены основания – емкость накопителей современных компьютеров достаточна для размещения архива более чем за 100 лет.

 

Дополнительные возможности системы

 

Возможности АРМ «Экспресс» не ограничиваются заполнением документов, их печатью и хранением, но ограниченный объем данной статьи не позволяет описать их все. Остановимся лишь на некоторых дополнительных удобствах системы.

Сканирование и распознавание паспорта гражданина РФ. Эта функция существенно упрощает ввод паспортных данных. Используя любой планшетный сканер, АРМ «Экспресс» автоматически получает и вставляет в документ все данные, указанные на развороте паспорта.

 

Татьяна Александровна Ханнанова, президент Нотариальной палаты Республики Карелия

В моей практике был смешной случай, когда клиент явился со своей супругой в контору и стал утверждать (видимо, это было «представление» для супруги, которая ни о чем не подозревала), что я оформила от его имени подложную доверенность на продажу машины. Через 2 секунды я открыла в базе клиентов отсканированный паспорт «возмущенного» клиента, после чего он стал оправдываться перед супругой и сочинять новую версию продажи машины без ее согласия. Это только крохотный пример работы программы «Экспресс» –  ведь ее возможности гораздо шире.

 

Формирование статистического отчета. Все знают, сколько времени и сил отнимает подготовка ежегодного статистического отчета. За счет того, что в АРМ «Экспресс» ведется электронный реестр, годовой статистический отчет может быть сформирован за считанные минуты.

Подсистема видеорегистрации. Не секрет, что иногда нотариусу приходится сталкиваться с особыми категориями граждан, которые впоследствии могут не только отказаться от своей подписи на документе, но и сказать, что они вообще не были в нотариальной конторе и ничего не подписывали. В этом случае нотариус должен обеспечить себя дополнительными материалами, подтверждающими обратное. Любая веб-камера, подключенная к компьютеру, способна превратить АРМ «Экспресс» в фото- и видеокамеру, фиксирующую все, что происходит в помещении нотариальной конторы. Отснятые материалы сохраняются в электронном реестре вместе с текстом нотариального документа и легко могут быть впоследствии найдены и предъявлены.

 

Татьяна Рихардовна Козуб, нотариус города Сызрани Самарской области

Особенно меня порадовала возможность использования видеокамеры для фиксации факта совершения нотариального действия тем лицом, которое пришло к нотариусу. Фотография или видеозапись прикрепляется к хранящемуся в электронном реестре документу, поэтому их поиск не вызывает проблем. А в случае возникновения необходимости эти видеоматериалы можно предъявить в суде или органам следствия. Сейчас любая доверенность на продажу недвижимости или договор купли-продажи доставляет мне гораздо меньше беспокойства по поводу возможного оспаривания в суде, потому что уже сам факт появления видеозаписи стал барьером для всех недобросовестных посредников и риелторов.

Ну и, конечно, с внедрением программы «Экспресс» максимально упростился поиск завещаний, наследственных дел, других документов. Если раньше по запросу о розыске доверенности проходилось пролистывать весь реестр, и на это иногда уходило несколько часов, а то и дней, то сейчас на такой поиск тратится меньше одной минуты. То же самое можно сказать в отношении статистического отчета, составление которого сейчас не представляет для меня и моих сотрудников никакой сложности.

 

Обновление и связь с Единой информационной системой

 

Начиная с 1993 года АРМ нотариуса «Экспресс» выпускалась в различных версиях, и в течение всего этого времени система постоянно сопровождалась и совершенствовалась. Сейчас распространяется уже пятая версия системы, и ее развитие продолжается. Обновления системы, выпускаемые обычно не менее шести раз в год, содержат изменения и дополнения библиотеки форм документов в соответствии с изменениями законодательства и нотариальной практики, а также новые версии самой программы с новыми функциональными возможностями. Пользователи АРМ нотариуса «Экспресс» по всей территории России получают эти обновления почтой на компакт-дисках или в электронном виде через Интернет.

Начиная с 2007 года обеспечена полная совместимость АРМ нотариуса «Экспресс» с Единой информационной системой и программой «еНот». Это дает пользователям АРМ «Экспресс» такие дополнительные удобства, как автоматическое занесение в Единую информационную систему информации, используемой для розыска завещаний, автоматическое заполнение и использование базы данных отмененных доверенностей и ежедневное обновление других справочных баз данных.

 

Олег Викторович Головатюк, нотариус Дзержинского района Калужской области

Являюсь пользователем программы АРМ «Экспресс» с 1996 года. Начинали работать с DOS версии, теперь работаем с современной программой, которая отвечает требованиям меняющегося законодательства и современной компьютерной техники.

Меня удивляет, как разработчикам удается построить программу так, чтобы она удовлетворяла требованиям всех нотариусов. Мы, нотариусы – народ капризный, и угодить нам очень трудно, но, по моему мнению, компании «Триасофт» это удалось.

 

О разработчике

 

Разработчик АРМ нотариуса «Экспресс» – ЗАО «Триасофт» (http://www.triasoft.com) ведет прямые продажи системы по всей территории России. Ежедневно работает служба поддержки пользователей, обеспечивающая консультации по телефону и электронной почте. Для удобства пользователей организована горячая телефонная линия, междугородние звонки по которой бесплатны для всех абонентов.


Вернуться


© Федеральная нотариальная палата, 2006-2012

Пишите нам:info@notariat.ru Web-редактору: web@notariat.ru

Разработка сайта и дизайн «ИнфоДизайн» © 2006
Rambler's Top100