Официальный сайт небюджетного нотариата Российской Федерации
 Главная
Информбюро
Нотариат
ФНП
Теория и практика
Нотариальный вестник
Гостиная
Избранное
 
Архив

Электронные архивы при нотариальной палате и упрощение судопроизводства с помощью электронной связи между нотариальными конторами и органами судебной и исполнительной власти

19.12.2007

Михаэль Мюлльнер, общественный нотариус, Австрия

 

В первую очередь речь пойдёт об электронных реестрах и архивах, существующих при Австрийской нотариальной палате. Я не буду объяснять вам тонкости австрийского законодательства, а расскажу, какими электронными реестрами и архивами пользуются австрийские нотариусы, и как они не только упростили работу нотариусов, но и сделали безопаснее судебные разбирательства. Тем самым усиливается защищённость граждан в различных правовых вопросах. Технических вопросов в рамках этого выступления мы тоже касаться не будем.

 

Центральный электронный реестр завещаний при Австрийской нотариальной палате

Для австрийских нотариусов эра электроники началась 35 лет назад с введением Центрального электронного реестра завещаний при Австрийской нотариальной палате.

Причины для создания этого реестра были следующими. В Австрии нотариусы по поручению суда и от имени суда как так называемые судебные комиссары проводят судебные разбирательства по наследству.

Судебный комиссар должен определить состав имущества и установить наследников покойного, для чего ему необходимо знать, оставил ли умерший завещание, заключил ли с кем-либо договор об отказе от наследства или договор дарения на случай смерти, или оставил какие-либо иные документы, касающиеся смерти. Где умерший эти документы держал, выяснить практически невозможно. Поэтому нотариус обязан сохранить в своей конторе все составленные им документы из ряда названных. Кроме того, можно передать нотариусу на хранение и документы, составленные не им.

До создания реестра завещаний часто случалось, что нотариус, хранящий названные документы человека, не знал о его смерти и поэтому не мог передать их судебному комиссару, соответственно последняя воля человека не могла быть исполнена. Сейчас такого не может быть потому, что все сохраняемые в нотариальных конторах завещания, договоры об отказе от наследства, договоры дарения на случай смерти и прочие документы, касающиеся смерти человека, должны быть зарегистрированы в электронном реестре завещаний при нотариальной палате.

Адвокаты и суды также могут зарегистрировать хранящиеся у них документы из ряда названных в центральном реестре завещаний нотариата.

В реестре регистрируются автор документа, дата его составления, вид документа и нотариус, адвокат или суд, хранящий документ.

Во время создания электронного реестра технический стандарт ещё не позволял сохранять и отсканированную копию документа.

В начале каждого разбирательства по наследству судебный комиссар делает обязательный запрос в Центральный электронный реестр завещаний при Австрийской нотариальной палате электронным путём и мгновенно получает ответ, у какого нотариуса, адвоката или в каком суде сохраняется документ покойного, относящийся к делам по наследству.

Доступ к реестру имеет только судебный комиссар, поэтому нет опасности, что секретная информация попадёт в руки посторонних лиц.

В данный момент в Центральном электронном реестре завещаний при Австрийской нотариальной палате зарегистрировано почти 1 млн 700 тыс. документов. Если учитывать, что австрийское население составляет чуть меньше 8 млн человек, то количество зарегистрированных в этом реестре документов огромное.

 

Электронный реестр недвижимости и электронный реестр торговых фирм

Следующий шаг в освоении техники был сделан нотариатом 25 лет назад. Нотариусы получили электронный доступ к электронному реестру недвижимости и электронному реестру торговых фирм.

В прошлом реестр недвижимости и реестр торговых фирм представляли собой сумму многочисленных книг, которые хранились в судах, и вся информация вносилась в них вручную. Для получения нужной выписки из реестра необходимо было обратиться в суд того района, в котором находились данный земельный участок или данная торговая фирма.

В связи с тем, что выписки из реестров писались судебными чиновниками собственноручно и спрос на них был огромным, часто приходилось ждать получения выписок несколько недель или даже месяцев.

После создания электронных реестра недвижимости и реестра торговых фирм все нотариусы были обязаны подключиться к ним. Для этого каждой нотариальной конторе был обеспечен электронный доступ к данным реестрам.

По мере того, как нотариусы в области разбирательств по наследству в течение полутора века приобретали опыт как судебные комиссары, они были назначены судебными комиссарами в определённой сфере судебной деятельности: нотариусам было поручено выдавать выписки из реестра недвижимости и из реестра торговых фирм электронным путём.

С тех пор больше не надо ждать выписку из книги какого-то далёкого суда, её мгновенно можно получить у любого нотариуса страны независимо оттого, где земельный участок находится, и где местонахождение торговой фирмы.

Быстрый доступ к информации имеет большое значение для любой сделки, касающейся недвижимости или торговых фирм. Например, нотариусу нужно лишь несколько секунд, чтобы проверить, на самом ли деле продаваемый земельный участок является собственностью продавца, и не обременён ли он. Также нотариус может проверить, на самом ли деле присутствующие в его конторе лица правомочны представлять торговую фирму.

С помощью электронного реестра недвижимости и электронного реестра торговых фирм составление и осуществление договоров происходят в несколько раз быстрее.

 

Электронный реестр опеки австрийского нотариата

Следующим электронным реестром, который был создан нотариальной палатой, является электронный реестр опеки австрийского нотариата, который успешно эксплуатируется нотариальной палатой уже семь лет.

Вместе с реестром опеки был создан и нотариальный банк опеки, причём они представляют собой две стороны одной медали.

В Австрии сложилась такая ситуация, что у среднего гражданина не хватает сбережений на покупку квартиры или дома за наличные деньги, поэтому принято брать кредит в банке. Однако банк даёт кредит покупателю только в том случае, если он может предоставить банку какую-либо гарантию. Если у покупателя других гарантий нет, гарантией может служить только покупаемая квартира. А чтобы квартира стала полноценной гарантией, необходимо заложить её, что осуществляется занесением права залога банка в реестр земельных участков.

Проблема в том, что только собственник квартиры имеет право требовать занесения права залога в реестр земельных участков, но покупатель в момент заключения договора купли-продажи ещё не является собственником квартиры. Собственником покупатель становится только в тот момент, когда право собственности заносится в реестр земельных участков. Заложить квартиру может только продавец квартиры, но он не сделает этого, пока покупатель ему не выплатит покупную цену. С другой стороны – покупатель покупную цену выплатить не может, пока банк ему не предоставит кредит.

Разорвать этот замкнутый круг может только нотариус путём опеки. Банк покупателя выплачивает нотариусу, составлявшему договор
купли-продажи, кредитную сумму уже до занесения права залога в реестр земельных участков, если нотариус гарантирует банку покупателя занесение прав собственности покупателя и залога банка в реестр недвижимости.

Каждую опеку нотариус должен зарегистрировать в электронном реестре опеки и выдать покупателю справку о совершённой регистрации.

Для кредитной суммы, выплаченной ему банком покупателя, нотариус обязан открыть специальный счёт в специальном для этого существующем нотариальном банке опеки электронным путём. Все переводы на этот счёт и с него нотариус производит электронным путём. Открывая такой счёт, нотариус должен сообщить нотариальному банку опеки электронным путём, от кого получит деньги, и кому деньги в дальнейшем будут переведены.

С этого момента даже технически невозможны денежные переводы с этого счёта другим лицам, не указанным нотариусом. О каждом денежном переводе нотариальный банк опеки автоматически сообщает лицу, чьи деньги лежат на данном счёте, чтобы тот всегда знал, что с ними происходит.

О попытке нотариуса изменить сообщённые нотариальному банку опеки данные нотариальный банк опеки автоматически сообщает нотариальной палате, чтобы та сразу же приняла меры против нотариуса, возможно, пытающегося растратить чужие деньги. После введения электронного реестра опеки в рядах нотариальной коллегии не было ни одного случая растраты или попытки на растрату чужих денег. Надо сказать, что и раньше подобные преступления совершались крайне редко, но нотариальная палата постаралась гарантировать клиентам нотариусов максимум безопасности и добилась этого с помощью электронного реестра опеки и нотариального банка опеки.

 

Электронный архив документов австрийского нотариата

Пять лет назад нотариальная палата запустила в эксплуатацию электронный архив документов австрийского нотариата.

Причин необходимости такого архива несколько, и они очень разные.

Первая причина – это то, что электронный архив документов занимает меньше места, чем традиционный архив бумажных документов.

Дело в том, что подлинники нотариальных документов должны быть сохранены в конторе нотариуса, составлявшего их, пока этот нотариус занимает должность на данном нотариальном месте. Затем подлинники должны быть переданы в нотариальные архивы при областных судах на вечное сохранение. Однако нотариальные архивы переполнены и больше не могут принимать документов. Поэтому нотариальная палата решила, что нотариальные документы в будущем больше не будут сохраняться в бумажной форме, а только в электронной форме в электронном архиве при нотариальной палате.

Вторая причина – это то, что в будущем будут существовать не только документы в бумажной форме, но и электронные документы, которые не были составлены первоначально на бумаге, а были составлены и подписаны только электронным путём с помощью новых технологий. Такие электронные нотариальные документы также необходимо будет сохранять вечно, для чего нужен подходящий безопасный архив, который застрахован от манипуляций и доступа посторонних лиц. В электронном архиве документов также технически обеспечено, что электронные документы остаются в первоначальной форме, то есть в оригинале, и не могут быть изменены никем.

В результате можно сказать, что электронный архив документов нотариата заменил многочисленные архивы бумажных документов.

Третья причина – это законодательство Евросоюза.

Евросоюз требует, чтобы информация, внесённая в общественные реестры, например в реестр недвижимости и в реестр торговых фирм, должна быть доступна электронным путём.

Как отмечалось выше, нотариусы уже довольно давно могут делать выписки из реестра недвижимости и реестра торговых фирм электронным путём. Однако Евросоюз настаивает на том, чтобы не только данные, внесённые в сами реестры, были доступны электронным путём, но и документы, являющиеся основанием для внесения данных в реестры, как, например, договор купли-продажи.

Исполняя эти требования Евросоюза, с недавних пор архивы документов при реестре недвижимости и реестре торговых фирм ведутся электронным путём. Это означает, что все бумажные документы, являющиеся основанием для внесений в реестры недвижимости и торговых фирм, должны быть отсканированы и сохранены в судебных электронных архивах при этих реестрах. Так как сканирование и внесение документов в судебные архивы – дополнительная работа для судебных чиновников, задерживаются разбирательства. Чтобы судебные чиновники не тратили рабочее время на сканирование бумажных документов и этим не задерживали требуемое клиентами нотариусов судебное решение о внесении данных в реестр недвижимости или в реестр торговых фирм, целесообразно предоставлять суду документ уже в электронной форме. При электронном переводе документов суд обычно принимает решения намного быстрее, чем в том случае, если заявление с приложениями передаётся по-прежнему в бумажной форме.

Часто решение принимается даже в день подачи заявления, так что стало возможным учредить и зарегистрировать фирму, например ООО, в реестре торговых фирм в течение суток, на что раньше требовалось несколько недель.

Четвёртая причина – это сокращение времени почтовой доставки документов.

Доставка документов суду или доставка решения суда нотариусу почтой длится как минимум два дня, а электронная передача занимает лишь пару секунд. Если и документы суду, и судебное решение нотариусу доставляются не почтой, а электронным путём, то нотариус получает судебное решение как минимум на четыре дня раньше.

Чтобы нотариус мог отправить документы электронным путём, сначала он должен получить их в электронной форме. С электронного архива документов нотариус легко может отправить документы электронным путём суду или прочим органам власти.

Для решения этих проблем и одновременно чтобы идти в ногу с техническим прогрессом, нотариальная палата учредила электронный архив документов, в котором должны быть сохранены все нотариальные документы и могут быть сохранены прочие документы, то есть документы, которые не являются нотариальными и поэтому не должны быть сохранены обязательно.

Сохраняются в электронном архиве документов как электронные документы, так и отсканированные копии бумажных документов, которые будут существовать и в будущем, но бумажные подлинники которых в будущем уже не надо будет сохранять вечно.

Доступ к реестру имеют только лица, чьи документы сохранены в архиве, причём каждый имеет доступ только к своему документу. Несмотря на это, нотариус, составлявший документ, может – согласно закону – предоставить доступ и определённым органам власти. Как я уже упомянул, нотариус может предоставить доступ суду, если он из архива электронным путём хочет передать суду документы, являющиеся основанием для внесения в реестр недвижимости или в реестр торговых фирм. Если документ касается вопроса налогообложения, нотариус может предоставить доступ к электронному архиву финансовому управлению.

 

Центральный электронный реестр регистрации постоянного места жительства

Два года назад нотариусы в качестве судебных комиссаров в области разбирательств по наследству получили доступ к новому центральному электронному реестру регистрации постоянного места жительства при министерстве внутренних дел.

Часто бывает, что неизвестно настоящее место жительства человека, интересов которого касается разбирательство по наследству. Раньше в таком случае было очень сложно найти человека потому, что в каждой политической общине вёлся отдельный реестр. Чтобы выяснить, где человек зарегистрирован, надо было сделать запросы во все политические общины страны, а поскольку в стране политических общин тысячи, это было просто невозможно. Разбирательства по наследству задерживались на месяцы потому, что не удавалось выяснить место жительства гражданина.

Учреждение центрального электронного реестра регистрации постоянного места жительства и подключение нотариусов к реестру электронным путём дали возможность сильно упростить разбирательства по наследству.

 

Реестр предварительных доверенностей

Последнее нововведение Австрийской нотариальной палаты – реестр предварительных доверенностей, который был создан только в этом году.

Благодаря современной медицине в Австрии люди живут всё дольше, но в старости часто становятся невменяемыми или временно не могут принимать решения по состоянию здоровья. В таком случае суд должен назначить им опекуна, чтобы тот принимал нужные решения. Так как влиять на решение суда о назначении опекуна нельзя, многие люди боятся, что суд может назначить им опекуном какого-то чужого человека или даже ненавистного родственника. Избегая этого, человек может дать кому-либо специальную доверенность на случай, если он будет не в состоянии принимать решения самостоятельно. А чтобы эта доверенность была найдена при наступлении такого случая, она может быть зарегистрирована в реестре предварительных доверенностей при нотариальной палате.

Я попытался рассказать вам, как австрийские нотариусы открыли для себя информационные технологии. Возможности использования этих технологий неограничены, но можно сделать единый вывод, что технический прогресс не только облегчает работу органов власти и нотариусов, но обеспечивает и гарантирует исполнение закона и – не в последнюю очередь – волю граждан.

 

 

* Доклад представлен на Международном семинаре «Использование новых информационных технологий в арбитражном процессе и при осуществлении нотариальной деятельности», состоявшемся 7–8 сентября 2006 г. в г. Екатеринбурге.


Вернуться


© Федеральная нотариальная палата, 2006-2012

Пишите нам:info@notariat.ru Web-редактору: web@notariat.ru

Разработка сайта и дизайн «ИнфоДизайн» © 2006
Rambler's Top100